Každý měsíc mám jako asistent manažera za úkol zasílat originály dokumentů, smluv, faktur, úkonů a další korespondence organizace do měst v Rusku i zahraničí. Abychom pokaždé nehledali vhodného zhotovitele, uzavírali novou smlouvu o poskytování služeb a ověřovali kvalitu práce z osobní zkušenosti, zvolila si společnost, pro kterou pracuji, jako stálou kurýrní službu pro zasílání korespondence v roce 2018 DHL. Bylo výhodné, že DHL doručovala dokumenty kurýrem jak v Rusku, tak v zahraničí a nebylo třeba měnit kurýrní službu.
Na konci každého měsíce:
- shromážděné dokumenty;
- zanechat telefonickou žádost kurýrní službě DHL o vyzvednutí dokumentů;
- ověřené údaje o zásilce s kolegy;
- vyplněné dodací faktury;
- Dokumenty jsem balil do trezorových obálek, které každý měsíc doručoval kurýr.
Druhý den ráno kurýr přivezl nové trezorové obálky na další měsíc a odvezl již vyplněné faktury se zabalenými dokumenty. Kvůli politické situaci ve východní Evropě v roce 2022 přestala kurýrní společnost DHL nejprve doručovat balíky a dokumenty do Ruska a poté přestala obsluhovat regiony, to znamená, že není možné poslat balík nebo obálku z Krasnodarského území do zahraničí a v opačným směrem. V tomto ohledu jsme se museli potýkat s nepříjemnou situací – bylo nutné najít nového dodavatele pro mezinárodní i místní doručování korespondence.
Hledejte novou mezinárodní kurýrní doručovací službu, která nahradí DHL
Potýkal jsem se s opravdovým problémem, když bylo nutné urychleně poslat originály dokumentů – smlouvu a prohlášení o projektu z města Soči, kde organizace sídlí, klientovi do Argentiny, do města Buenos Aires Vyhledání kurýrní služby se ukázalo být obtížné. První, co mě napadlo při hledání kontaktů na kurýrní služby, bylo začít s těmi již známými, každému zavolat a informovat se o dodacích podmínkách a po první objednávce se průběžně rozhodovat o další spolupráci .
Pro výpočet jsem shromáždil údaje o zásilce. Potřeboval jsem do 0,5 dnů poslat balík dokumentů o váze 14 kg ze Soči do Buenos Aires, objednat kurýra, který by dokumenty vyzvedl z kanceláře a také je doručil klientovi na určenou adresu kurýrem. Nezbyly mi žádné bezpečné obálky, měl jsem dotazy na další dokumentaci k zásilce, aby obálka dorazila bez zpoždění.
Nejprve jsem začal volat do známých mezinárodních kurýrních služeb: TNT, FedEx, UPS, ale společnosti, bohužel, stejně jako DHL, pozastavily svou činnost v Ruské federaci.
Obchodní linie
Do vyhledávače Yandex jsem zadal dotaz „Dodávka z Ruska do Argentiny“. První společnost ve výsledcích vyhledávání byla „Business Lines“, tak jsem tam zavolal. Manažer slyšel o mezinárodní dodávce a začal se rozčilovat, po pár minutách čekání na lince pracovník kurýrní služby oznámil, že společnost nedoručuje osobní věci a dokumenty do zahraničí a spolupracuje pouze s právnickými osobami, které potřebují odeslat vážení nákladu minimálně 50 kg. Možnost doručení, která mi byla nabídnuta, byla koupě půlcenterového nákladového prostoru pro dokumenty o hmotnosti 0,5 kg, náklady byly považovány za přiměřené.
CDEK
Pak jsem si vzpomněl, že jsem pro osobní účely využil služeb kurýrní společnosti SDEK a rozhodl se je kontaktovat. Na horkou linku zareagoval záznamník, který informoval, že pro výpočet zásilky a případné dotazy je třeba kontaktovat chat podpory na webu nebo si stáhnout aplikaci. Pro mě to bylo extrémně nepohodlné a nevzbuzovalo to důvěru; chtěl jsem si osobně vyjasnit jakékoli otázky, které jsem měl, s manažerem služby, než kontaktovat robota na webu.
Protože mezinárodních kurýrních společností pro doručování dokumentů do Soči není mnoho, rozhodl jsem se ověřit náklady na doručení dokumentů z Ruska do Argentiny kurýrní službou SDEK přes WhatsApp, ale i tam mi odpověděl chatbot a zhruba vypočítal door-to – dveřní tarif.
Pro kalkulaci byly zaslány standardní rozměry obalu, jediné vhodné pro dokumenty o rozměrech 35*35*5 cm do 2 kg. Dodací lhůta je více než 20 pracovních dnů, nepočítá se den odeslání. Předběžná kalkulace byla 10 700 rublů. SDEK nevzbuzoval důvěru, nechtěl jsem s botem komunikovat, pokud bych měl nějaké dotazy nebo kontroverzní situace, a dodací lhůta byla příliš dlouhá, smlouva a prohlášení o projektu měly být zákazníkovi doručeny koncem příštího týdne v hod. nejpozději – tedy za 14 dní.
Pony Express
Zavolal jsem tedy dalšímu mezinárodnímu přepravci: Pony Express. Na horkou linku se ozvala dívka a okamžitě mě převedla ke kolegovi, který se specializuje na mezinárodní dodávky. Zaměstnanec řekl, že organizace nemá expresní doručení a doba bude od jednoho do tří měsíců, protože zásilka se provádí prostřednictvím CIS. V Jižní Americe Pony Express nemá expresní centrum, takže doručení bude probíhat do zahraničí prostřednictvím zprostředkovatele a cena bude 5 701 rublů. Pro odeslání je nutné ručně vyplnit dodací list a vložit dokumenty do obálky. Dodací lhůta se ukázala jako příliš dlouhá, není možné čekat 2-3 měsíce na dodání smluv, které by měl mít klient do 2 týdnů.
Stroj šetřící čas
Už jsem byl zoufalý a když jsem se sám snažil vymýšlet průvodní dokumentaci pro mezinárodní zasílání dokumentů ze Soči do Buenos Aires, narazil jsem na internetu na článek na stránkách kurýrní služby Time Saving Machine.
Název mezinárodní dodávky mi byl neznámý a nevzbuzoval hned důvěru. Ale články TSM o tom, jak správně vyplnit nákladní list, fakturu a jakou dokumentaci přiložit, aby zásilka bez průtahů prošla celní kontrolou, byly podplacené, jelikož je vše podrobně a srozumitelně popsáno, nabyl jsem dojmu, že firma rozumí a má zkušenosti v mezinárodním doručení jsem se rozhodl zavolat na kurýrní službu a popovídat si s manažerem. Na webu jsem hned našel telefonní číslo, na které jsem volal. Manažer vypočítal dodávku a navrhl tarify:
- expresní doručení za 8–9 pracovních dnů, osobně z ruky do ruky za 21 000 rublů;
- standardních 14 dní ode dveří ke dveřím za 14 000 rublů;
- ekonomické doručení do 21 pracovních dnů kurýrem z ruky do ruky za 10 000 rublů.
Manažer řekl, že v jiných směrech – do Evropy, Kanady, USA je doručení leteckými kurýry za 24-72 hodin, cena za urgenci bude přiměřená – od 1 eur.
Dále pracovník TSM řekl, že fakturu vyplní sám, k doplnění dokladu mi stačí odpovědět na pár otázek. Kurýr při vyzvednutí zásilky poskytne i odolnou obálku.
Podmínky společnosti se mi líbily, ale měl jsem trochu obavy, protože kurýrní služba mi není známá a rozhodl jsem se také prostudovat recenze o společnosti na Yandex.ru, Google, Zoon, ale společnost má 5 hvězdiček hodnocení, recenze jsou z 94 % pozitivní.
Druhý den jsem znovu zavolal manažerovi zpět s úmyslem poslat zásilku přes TSM v ceně 14 000 rublů a 14 pracovních dnů a byl jsem příjemně překvapen, že jsem nemusel znovu vysvětlovat, co je třeba doručit a kde, protože jsem skončil u stejného zaměstnance.
Manažer poslal elektronickou smlouvu, já jsem ji s manažerem podepsal, orazítkoval a hned poslal scan. Manažer vystavil fakturu a účetní organizace zkontrolovala podrobnosti a zaplatila za doručení pomocí elektronického odkazu na online službu přijímání plateb „Robokassa“. Faktury už byly vyplněné v tištěné podobě a o 4 hodiny později už stál u dveří kanceláře kurýr s bezpečnou obálkou na dokumenty.
Po vyzvednutí obálky poslal zaměstnanec TSM sledovací číslo a webovou stránku pro sledování zásilky. Osobní manažer byl v kontaktu po celou dobu doručování dokumentů a upozorňoval na detaily zásilky.
Smlouva a prohlášení o projektu byly doručeny do 14 pracovních dnů ze Soči partnerovi v Buenos Aires. Takto proběhlo první doručení dokumentů prostřednictvím kurýrní služby Time Saving Machine, poté bylo rozhodnuto o podpisu dlouhodobé servisní smlouvy. V červnu to bude rok, co měsíčně spolupracujeme se společností na doručování dokumentů v Rusku i v zahraničí.
