Změna zaměstnání je zásadní okamžik ve vaší kariéře. V novém týmu je důležité ukázat své nejlepší kvality, aby komunikace s týmem byla co nejpohodlnější. K tomu je potřeba vědět, jak si získat přízeň nových kolegů a omezit stresové situace. Psychologové dávají pět účinných doporučení, která platí i v obtížných situacích. Pomohou nejen řadovým zaměstnancům a kancelářským pracovníkům, ale i řídícím pracovníkům.
Jak nastartovat komunikaci a udělat ji příjemnou
Každý tým má svá vlastní firemní pravidla, která se musí nováček naučit a dodržovat.
Pokud se zaměstnanci navzájem oslovují pouze křestním jménem a patronymem a udržují převážně pracovní vztah, neměli byste chodit na křestní jméno ani se členy týmu, kteří jsou věkově nebo pozicí mladší.
Během polední přestávky se můžete sblížit s kolegy z práce – jděte spolu do jídelny nebo kuřárny, zapojte se do obecného rozhovoru, ale nevnucujte svůj názor a pozornost.
Pokud se bavíme o manažerovi, když nastanou složité nebo konfliktní situace, je důležité naslouchat názorům podřízených a ptát se jich. Můžete se tak blíže seznámit se situací ve firmě a také dát řadovým zaměstnancům najevo, že jsou nasloucháni.
Mnoho lidí zpočátku hledá způsob, jak získat jak své šéfy, tak své kolegy. Často je nemožné dosáhnout takového úspěchu a není to nutné. Není možné se zalíbit úplně všem, mnohem důležitější je navazovat vztahy s lidmi, kteří se účastní stejného pracovního procesu. Je nutné udržovat určitý odstup od ostatních, aniž bychom se dostávali do zbytečných rozporů.
Jak se vyhnout konfliktům v novém týmu
Ve většině případů mají lidé rádi nezávislost, sebevědomí a otevřenost nového zaměstnance. V procesu zvládání povinností se často objevují potíže, které mohou vyvolat napětí mezi zaměstnanci. V tomto případě je nejlepší řídit se radou: nebojte se požádat o pomoc a zároveň nezatěžujte své kolegy neustálými žádostmi.
Platí to i naopak. Často nově příchozí dostane spoustu práce, která nesouvisí s jeho bezprostředními aktivitami. Odmítnout požadavek v novém týmu je nepohodlné, což negativně ovlivňuje produktivitu. Musíte reagovat na požadavky, ale dělat nebo opravovat pouze to, co je vaší pracovní povinností.
Jak se chovat k novým kolegům v pracovním prostředí
Chování by mělo odpovídat vaší pozici v týmu. Pro šéfa je nesmírně důležité udržovat si odstup, aby si udržel vlastní autoritu. Zaměstnanci kanceláře zastávající ve společnosti rovnocenné postavení se mohou omezit na obchodní komunikaci nebo přátelské vztahy. Možná se časem vytvoří užší, přátelské spojení s jedním nebo více kolegy, ale zpočátku byste si takový cíl neměli dávat.
Nikdy se nepouštějte do konverzace, která je ostře kritická vůči společnosti nebo šéfovi. Také nepomlouvejte za zády kolegy, i když k tomu máte důvod. Tím si můžete vytvořit roli spolehlivé osoby, která vzbuzuje důvěru. Pokud se konverzace přesune do „nebezpečného“ území, změňte téma nebo od něj úplně odejděte.
Je nutné se ucházet o přízeň všech kolegů?
Pokud pracujete ve velké organizaci a křížíte se se zaměstnanci z jiných oddělení, je vhodné udržovat s nimi dobré vztahy. Za prvé zlepší morální klima v práci a za druhé zaručí vzájemnou pomoc a podporu v obtížných situacích.
Najděte způsob, jak nenápadně demonstrovat svou přátelskost, například umístěním misky bonbónů na stůl a nabízením pamlsků novým kolegům. Taková pozornost nebude považována za vděk a bude mít pozitivní účinek.
Vždy nejprve pozdravte a oslovte osobu jménem. Mluvte rovnoměrně, jasně a krátce, abyste nezkrátili pracovní dobu. Nejdůležitější v komunikaci je být přirozený a ne omezovaný.
Pokud jste manažer, připravte se na možné konflikty ve vašem týmu. Mohou se týkat pracovního procesu nebo neformální komunikace, ale v každém případě musíte před rozhodnutím vyslechnout obě strany.
Šéf nemusí své rozhodnutí vysvětlovat, ale je důležité vyslechnout si názory zkušených zaměstnanců, kteří mohou poskytnout cenné rady. Budete-li se řídit tímto doporučením, najdete způsob, jak se prosadit před novými kolegy, zvýšíte svou autoritu a zároveň nebudete vypadat jako povýšenec, „znalý“ odborník. Vezměte prosím na vědomí: není možné navázat ideální vztahy s každým, zvláště zpočátku, ale je vhodné najít ke každému jemný přístup a naučit se potlačovat negativní emoce.
Práce na dálku je akvizicí roku 2020 pro mnoho kancelářských pracovníků. Kancelář se přestěhovala domů i těm, kteří si něco takového nedokázali ani představit.
Během jarní blokády převedla více než polovina společností pracovníky na práci na dálku. Takových lidí je osmkrát více než před sebeizolací. 60 % z nich na to reagovalo negativně a setkalo se s různými druhy potíží.
Nyní se mnozí přizpůsobili dálkovému režimu a dokonce v něm našli výhody. Na trhu se objevila pracovní místa pro vzdálené pracovníky, kteří možná nikdy nepřijdou do kanceláří. To znamená, že se s kolegy nikdy osobně nesetkáte. Lidé přicházeli do těchto míst. Kancelář pro ně zůstala doma a tým se změnil. A pak začala zábava. Potřebujete poznat tým, navázat interakci a vztahy. Zdánlivě standardní úlohy ve vzdáleném formátu vyžadují nestandardní řešení.
Jak se zapojit do týmu a získat autoritu mezi kolegy, když jste tyto lidi nikdy neviděli (a možná nikdy neuvidíte)? Článek bude užitečný pro ty, kteří si při práci na dálku musí zvykat na nové místo.
Nezapomeňte se představit
Zdálo by se, že poznat nové kolegy je snadné jako loupání hrušek. Připojíte se k další ranní video schůzce a provedete krátkou sebeprezentaci. Ale tady je problém: ne všechny týmy pravidelně praktikují videokonference. O příchodu nového specialisty se tým častěji dozvídá, když si všimne odvedené práce. Včera nebyly žádné zprávy ani komentáře od jistého Stepana Kuzněcova, ale dnes je najednou všichni dostali. A byli překvapeni.
Pokud se ocitnete v kůži Stepana Kuzněcova, nezapomeňte se při komunikaci s novým kolegou představit. V první zprávě – nezáleží na tom, zda se jedná o e-mail nebo odpověď na chat – identifikujte sebe, svou pozici a svůj klíčový úkol. Vaši kolegové tak porozumí tomu, kdo jste a co budete ve firmě dělat, takže si vás rychleji zapamatují.
příklad
Ahoj. Jsem Stepan Kuzněcov, nový finanční analytik. Každý měsíc budu připravovat reporty o pozici společnosti na trhu. Tady je první.
Jste vůdce? Neváhejte využít situace. I když se vaši zaměstnanci nikdy neúčastnili videokonferencí, dopřejte jim takový zážitek. Připravte se na setkání se svým týmem a domluvte si obecnou online schůzku. Šance na dobrý dojem se zvýší, pokud okamžitě nastavíte načasování a promyslíte strukturu svého projevu. Zmiňte své zkušenosti, podělte se o své pracovní plány, dovolte mi na závěr vám položit otázky. Odpovězte pozitivně, stručně a k věci.
Požádejte o zpětnou vazbu
Práci je vhodné odevzdat elektronicky. Pokud je na druhé straně obrazovky ticho, máte pocit, že pracujete u svého stolu. Je lepší okamžitě požádat o zpětnou vazbu, ale zdrženlivě a přátelsky. Zvláště pokud jste přišli na novou pozici pro společnost. Je pravděpodobné, že vaše úkoly byly dříve rozděleny mezi členy týmu. A kolegové pro vás obvykle mohou něco dokončit a předělat. Nemá smysl být šťastný. Později budou naštvaní a zmatení. Požádáním o zpětnou vazbu dáte najevo, že tyto úkoly jsou nyní ve vaší kompetenci a vaši kolegové už na ně nemusí plýtvat energií.
příklad
Dobré odpoledne. Zasílám Vám finanční zprávu za říjen. Máte-li jakékoli dotazy, připomínky nebo návrhy, kontaktujte nás.
S pozdravem Stepan Kuzněcov
Pokud vám odpoví, poděkujte jim a věnujte pozornost tomu, co vám během videokonference napsali nebo řekli. Udělejte totéž, pokud se od vás očekává zpětná vazba. Pište komentáře a v případě potřeby i kritizujte, ale zdrženlivě, bez zbytečných emocí a konstruktivně. Spor by neměl být zahájen kvůli hádce a osobní jednání je nepřijatelné.
Co když je něco naléhavé?
V jakém formátu spolu kolegové komunikují, jak zjišťují data a časy důležitých schůzek, jak se vzájemně kontaktují v naléhavých záležitostech, jaké služby jsou využívány – to vše se vyplatí zjistit hned.
Pokud společnost používá Megaplan, není problém organizovat společnou práci. Můžete v něm totiž nastavovat úkoly, řídit projekty, regulovat obchodní procesy. A nový kalendář nyní nejen ukazuje, jak jsou vaši kolegové zaneprázdněni, ale také umožňuje přejít z karty události na videohovor bez časových omezení a složitého přihlašování.
Když je vše roztříštěné a společnost nemá jednotné standardy pro interakci, bude se muset přizpůsobit: nainstalovat spoustu aplikací a pravidelně je kontrolovat. Není divu, že téměř polovina Rusů pracujících na dálku se setkala s problémy při zvládnutí nového softwaru. Máte-li jakékoli dotazy týkající se fungování programů, okamžitě se jich zeptejte. Vaši pověst již neohrožují oni, ale důsledky, když stisknete „špatné tlačítko“ a pošlete dopis na „špatné“ místo.
Sledování více služeb je časově náročné a může rušit pozornost – zejména pro ty, kteří jsou zvyklí chodit pro radu na další oddělení. V mobilní aplikaci Megaplana můžete nastavit upozornění tak, aby se zobrazovala na obrazovce nad ostatními okny. Rozhodně je nepřehlédnete! Bohužel to tak není všude a pokud váš nový tým pracuje v jiných programech, budete muset neustále sledovat nové události a zprávy.
Na image záleží
Týmy, které potřebují schůzky, je nyní většinou pořádají online. A tento formát si diktuje své vlastní podmínky.
1. Rychlý, nepřerušovaný internet. Bez něj je pohodlná online komunikace nemyslitelná. Vaše koktání a série nepovedených fotografií místo hladké, jasné řeči a živé mimiky někoho rozzlobí a jiného pobaví, zatímco to, co jste řekli, si nikdo nepamatuje. Je nepravděpodobné, že by se pomyslný Stepan Kuzněcov chtěl svým novým kolegům představit jako Pan Kutsov.
2. Dochvilnost. Připojte se včas. Připravte se předem, zvláště na ranní schůzky: zapněte počítač alespoň 20 minut před začátkem konference a zkontrolujte připojení. Máte tak větší šanci, že nepřijdete pozdě na schůzku, i když se internet zpomalí nebo vám ráno zamrzne počítač.
3. Vzhled. Starat se o to a vypadat, jako byste přicházeli do kanceláře, vyjadřuje úctu ke svým kolegům. Dress code v práci, ani na dálku, nebyl zrušen.
4. Pozadí. Než konference začne, zkontrolujte, co za vámi kolegové uvidí. Nikoho nezajímá, jak vypadá vaše ložní prádlo nebo kachličky v koupelně, jak sušíte prádlo nebo co vaříte k večeři.
5. Hladina hluku. Zatímco konference probíhá, vaše strana obrazovky by měla být tichá, zatímco posloucháte ostatní. Dětský křik, psí štěkot, šustění balíčku chipsů — s takovým zvukem kolegové rozhodně nepočítají. Pokud není možné se zvuku zbavit, použijte speciální pluginy jako RTX Voice, které potlačují zvuky na pozadí, včetně zvuků vašich partnerů.
Neprotřepávejte ani nemíchejte
Pracovní den i vzdáleně začíná a končí v přesně stanovenou dobu. A to pomáhá ve správný okamžik zapnout v bytě režim „Jsem v kanceláři“ a pak se „vrátit“ domů. Ve volném čase a o víkendech je obtěžování kolegů kvůli pracovním záležitostem stále neslušné.
Mohou existovat výjimky:
- Všichni zaměstnanci mají různé pracovní rozvrhy;
- kolega vám umožní ho kdykoli kontaktovat;
- stalo se něco mimořádného.
Pokud se jedná o běžný případ, je lepší odložit projednání na začátek pracovního dne nebo týdne. Upozorněte také své kolegy, kdy vám mohou psát a volat – abyste později netrpěli tím, že někdo požádá řekněme o předělání hlášení v pátek večer nebo v neděli ráno zapne videohovor, aby porovnal čísla.
Jakmile se připojíte k chatovací místnosti v kanceláři, nezapomeňte na to. Zapojte se do neformálního života týmu. Zároveň si přehledně filtrujte, co tam píšete. Pamatujte: existuje předěl mezi chatem vytvořeným k projednání pracovních problémů a chatovací místností. Neprotřepávejte ani nemíchejte.
Závěr
V novém standardu práce na dálku zaměstnanci kanceláře stále interagují a budují vztahy. Dělají to však pomocí nových nástrojů, které jim diktují vlastní etiku komunikace a chování. Jednoduchá pravidla vám pomohou zapojit se do týmu a získat si přízeň týmu.
Představte se, když se dostanete do kontaktu s novým člověkem – pokud není možné potkat celý tým najednou na obecné online konferenci. Vaši noví kolegové se tak rychle dozvědí o vás a vašich povinnostech.
Ptejte se a dejte zpětnou vazbu. Využijte zpětnou vazbu od kolegů na svou práci jako příležitost k růstu. Když komentujete činy druhých, nebuďte osobní. Ukažte, že jste profesionál, který je připraven se rozvíjet a pracovat na společném výsledku.
Zůstat v kontaktu. Nastavte aplikace a programy, připojte se k chatům a službám, jako je Megaplan, které vám pomohou koordinovat práci vašeho týmu. Pravidelně kontrolujte a neignorujte upozornění. Pomůže vám to včas se dozvědět o důležitých událostech a schůzkách ve firmě.
Připravit se předem. Pokud musíte pravidelně komunikovat s novými kolegy online, starejte se o kvalitní internet, svůj vzhled a prostředí kolem vás. Problémy s komunikací, nedbalý vzhled, nevhodné umístění a hluk v pozadí mohou negativně ovlivnit vaši image ve společnosti.
Respektujte hranice. Mimo pracovní dobu kontaktujte kolegy s obchodními záležitostmi jen výjimečně. V ostatních situacích odložte diskusi na začátek dalšího pracovního dne nebo týdne. Pokud se rozhodnete jen chatovat, udělejte to ve speciálním chatu, ne v tom, kde se probírají pracovní záležitosti.
Text: Tatiana Turbal. Ilustrace: Konstantin Amelin
