E-mail je primární způsob obchodní komunikace. Píšeme stovky dopisů, když studujeme, pracujeme nebo komunikujeme s organizacemi. Psaní e-mailů není snadné, protože jsme ochuzeni o hlavní složku komunikace – přímou odpověď, reakci partnera. Udržujte proto formální a uctivý tón, pište kvalifikovaně a zdvořile. Na co ještě nezapomenout při psaní e-mailu?

Napište předmět dopisu

Formulujte podstatu dopisu co nejkonkrétněji v několika slovech: „Domácí úkol č. 5. Petrova M.” nebo „Žádost o finanční pomoc. Vasechkin, 4. ročník”.

Dopis se tak neztratí ve stovkách podobných dopisů, které dostávají vaši adresáti. Navíc otevírání emailů bez předmětu nebo s nejasným předmětem není bezpečné! Příjemce ji může smazat, aniž by ji četl! A bude mít pravdu.

Kontakt na jméno

Je to zdvořilé. Vypadá to jako důležitý e-mail, ne jako spam. Vyberte si formu pozdravu v závislosti na kontextu.

Dobrý den, Ivane Nikolajeviči!
Varvaro, dobré odpoledne!
Vasya, ahoj!

Pozdrav je jediné místo v obchodním dopise, kde je vhodný vykřičník. Pokud to není první písmeno dne, můžete je oslovit jménem, ​​přidat čárku a pokračovat v písmenu z dalšího řádku a malým písmenem:

Ivan Nikolajevič,
Článek jsem obdržel, děkuji.

Pozdrav “Dobrý den!” – příliš složitý a bohužel negramotný design. V ruštině se genitiv používá pro fráze znamenající rozloučení: „Hodně štěstí! Dobrou noc! Šťastnou cestu!”

Takže v každé situaci a kdykoli vám pomůže jednoduché „Ahoj!“.

Pište stručně, přímo k věci

V obchodní korespondenci jsou nevhodné dlouhé úvody, složité řečové struktury a diskuse na témata, která se netýkají pracovního procesu. V prvních řádcích formulujte hlavní myšlenku dopisu. V následujících odstavcích uveďte argumenty a vysvětlení. Jasně formulujte otázky a požadavky a uveďte požadovanou dobu odezvy.

Dobrý den, Ivane Nikolajeviči!
Organizační schůzku k praxi navrhuji uspořádat v pátek 26. března v 15-00.

  1. Studenti nemají žádné třídy.
  2. Studio je v tuto chvíli volné, budeme mít dobrou kvalitu komunikace, zvuku i obrazu.
  3. Zástupci zaměstnavatelů se budou moci připojit, dohodli jsme se již dříve.

Odpovězte prosím do úterý, abych mohl všechny informovat.
S pozdravem,
Ivan Pavlov

Vyhněte se změti písem a emotikonů, různému formátování a barvám. Pokud potřebujete uvést mnoho podrobností, naformátujte text jako přiložený soubor a v dopise pouze stručně uveďte hlavní body. Pokud chcete diskutovat o několika různých problémech, napište pro každý samostatný dopis s vlastním předmětem, aby jej bylo možné v průběhu času snadno najít v korespondenci.

ČTĚTE VÍCE
Jaké jsou momentálně nejoblíbenější dámské parfémy?

Přiložené soubory prosím jasně pojmenujte

Přiložené soubory musí být pojmenovány, aby bylo jasné, o co jde a kdo je jejich autorem. To bude pro všechny účastníky korespondence pohodlnější. Název souboru a předmět dopisu můžete duplikovat: „Domácí úkol 5 – Petrova“. Mimochodem, schránku pro obchodní korespondenci je také lepší pojmenovat jasně a neutrálně, v názvu uvádějte své příjmení a celé jméno: mariapetrova@. vypadá mnohem slušněji než masha98@.

Podepište dopis

Nejjednodušší a nejsprávnější je napsat své jméno a příjmení. V závislosti na situaci a stupni obeznámenosti můžete přidat stav nebo pozici. Pokud již pracujete, zeptejte se kolegů, zda je zvykem, že vaše společnost poskytuje další informace, například telefonní číslo.

Ivan Pavlov,
vedoucí skupiny 203

Varvara Kuzněcovová,
stážistka oddělení sledování legislativy, tel. 2-32

Je nutné psát „S pozdravem Ivan Pavlov“? Někteří odborníci se domnívají, že úctu k adresátovi projevujeme kompetentním projevem, zdvořilými žádostmi a přesnými formulacemi, a nikoli řečovými klišé. V dopisech učitelům a starším kolegům to však nebude zbytečné.

Znovu si přečtěte a odešlete

Znovu si přečtěte text, opravte chyby. Zkontrolujte, zda jsou připojeny požadované soubory. Dopisy je lepší posílat v pracovní době a rozhodně ne pozdě večer: upozornění může příjemce probudit.

Dodržování těchto pravidel vám pomůže vytvořit si pověst někoho, s kým je příjemné obchodovat.

Document ConsultantPlus na téma: GOST R 7.0.97-2016. Národní standard Ruské federace. Systém norem pro informace, knihovnictví a publikační činnost. Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci.

  • #online učení
  • #jak psát
  • #Obchodní etiketa
  • #obchodní komunikace

Viz také:

  • Jak psát vzdělávací a vědecké práce
  • Jak si dělat poznámky: hlavní věc

Chcete udělat pozitivní první dojem? U obchodní korespondence je důležité umět profesionálně komunikovat. Naučte se psát formální dopisy jako profesionál.

Dariia Lytoshenko Aktualizováno 30. října 2023 Doba čtení: 2 min.
obsah

  • Nejlepší tipy, jak správně označit příjemce e-mailu
    • Poskytněte kontaktní údaje
    • Jak oslovit příjemce v oficiálním dopise
      • Nahoře prosím uveďte své kontaktní údaje.
      • Zadejte prosím datum
      • Zadejte adresu příjemce
      • Zadejte svůj pozdrav
      • Nezapomeňte na dvojtečku a čárku
      • Konečně,

      • Nejlepší tipy, jak správně označit příjemce e-mailu
        • Poskytněte kontaktní údaje
        • Jak oslovit příjemce v oficiálním dopise
          • Nahoře prosím uveďte své kontaktní údaje.
          • Zadejte prosím datum
          • Zadejte adresu příjemce
          • Zadejte svůj pozdrav
          • Nezapomeňte na dvojtečku a čárku
          • Konečně,

          V obchodním světě mohou profesionální vztahy vést k dlouhodobým partnerstvím nebo pomoci budovat loajalitu zákazníků. Pokud jde o obchodní korespondenci, měli byste začít vhodným pozdravem. Ať už posíláte motivační dopis nebo e-mail, profesionální pozdrav by měl být vždy přítomen!

          Abychom vám s tím pomohli, sestavili jsme sbírku tipů a triků používaných profesionálními obchodníky, investičními řediteli a administrativními pracovníky. Začněme několika užitečnými tipy, jak správně označit příjemce e-mailu.

          Nejlepší tipy, jak správně označit příjemce e-mailu

          Chcete, aby se váš děkovný dopis dostal k příjemci osobně? Pak byste měli správně uvést příjemce dopisu. Je třeba dodržovat několik pravidel, zvláště když posíláte dopis velké společnosti s mnoha odděleními.

          Pokud chcete, aby se dopis dostal ke správnému příjemci, poskytněte všechny potřebné informace podle následujících kroků:

          Poskytněte kontaktní údaje

          Pokud nepoužíváte předtištěné obálky, napište do levého horního rohu své jméno, titul, název společnosti a adresu.

          • Jméno příjemce . Do horního řádku části adresy zadejte jméno příjemce. Mělo by být uprostřed obálky, několik řádků pod vaší adresou.
          • Velkoměsto . Pokud znáte pozici příjemce, uveďte ji na dalším řádku. Pokud tyto informace chybí, uveďte název oddělení příjemce.
          • název firmy . Na dalším řádku uveďte název společnosti nebo organizace, kde příjemce pracuje. Bez uvedení této informace na obálce bude váš dopis vypadat méně profesionálně, nebo se dokonce k adresátovi nedostane vůbec.
          • Přesné označení ulice . Adresa společnosti by měla být umístěna na jednom řádku. Pokud je adresa příliš dlouhá, zadejte ji pomocí dvou řádků. V tomto případě napište název ulice na první řádek.
          • Město, stát a PSČ. Zadejte tyto informace do spodního řádku. Mezi státem a PSČ použijte dvě mezery.

          (805S – budova; Arlington boulevard – název ulice; Apt 1A – pokoj; Arlington – město; VA – stát)

          Podívejte se na další možnosti adresování obálek a zkuste napsat svou vlastní adresu, abyste získali pocit, jak ji správně napsat. Málokdo dnes samozřejmě posílá dopisy v obálkách, ale obchodní korespondence je stále založena na tomto.

          Postupujte podle těchto tipů, jak profesionálně oslovit příjemce v dopise.

          Jak oslovit příjemce v oficiálním dopise

          Zde je průvodce krok za krokem, který vám pomůže zvládnout umění formální korespondence a zlepšit vaše psaní. Naučte se, jak vybrat nejvhodnější pozdrav pro obchodní korespondenci.

          Nahoře prosím uveďte své kontaktní údaje.

          Pokud chcete, aby příjemce okamžitě pochopil, kdo jste a jak vám má rychle poslat odpověď, pak nezapomeňte uvést své kontaktní údaje. To je nesmírně důležité, zvláště pokud chcete od příjemce obdržet odpověď.

          Existuje mnoho lidí, kteří nevěnují dostatečnou pozornost tomu, aby dostali v motivačním dopise to správné sdělení, a uvědomí si to příliš pozdě, když šance na získání vysněné práce již pominula.

          Zadejte prosím datum

          To je velmi jednoduchý krok, že? Jen se znovu podívejte do kalendáře a ujistěte se, že neuděláte chybu s datem.

          Zadejte adresu příjemce

          Jedná se o jednoduchý, ale velmi důležitý detail. Do levého horního rohu dopisu, pár řádků pod datem, uveďte adresu příjemce. Zde je užitečný příklad, který můžete použít ke správnému adresování obchodního dopisu:

          Zadejte svůj pozdrav

          Ať už připravujete úvodní dopis nebo obchodní e-mail, formální pozdrav je nezbytný pro všechny typy online i offline korespondence. Pojďme se tedy blíže podívat na hlavní problémy, se kterými se můžete při výběru pozdravu setkat.

          V první řadě by tato část měla být co nejjednodušší. Vyhněte se používání neformálních pozdravů jako „ Hey! ” Místo toho si pro obchodní korespondenci vyberte jeden z těchto osvědčených pozdravů:

          “Dobrý den [Jméno], . “

          I když možnost léčby” Drahý “ zní příliš formálně a staromódně, stále je to skvělé pro rezignační dopis, životopis nebo dopis se zájmem. Pokud znáte pohlaví příjemce, použijte pozdrav ” Drahý “ následuje adresa osoby (pan, paní) a příjmení:

          “Vážená paní. Partridge. “

          Pokud znáte pouze celé jméno, použijte jej bez názvu. Tento přístup je formální a genderově neutrální:

          “Milá Monica Partridgeová. “

          Jak kontaktovat ženu, když nevíte, zda je vdaná? Odpověď je jednoduchá: vyhněte se hovorům, které naznačují rodinný stav. Místo “paní.” vždy používejte “paní.” Pokud má žena profesní titul (lékař, profesor atd.), zvolte jej jako titul.

          Chcete mít přehled o nejnovějších trendech v obchodním psaní? Podívejte se na článek „5 nejoblíbenějších pozdravů v obchodní korespondenci roku 2018“.

          Jak oslovíte cizího člověka v e-mailu? Jméno příjemce nemusí být známé, zvláště pokud posíláte dopis někomu z organizace, se kterou jste nikdy nespolupracovali. Chcete-li zjistit, komu se váš dopis dostane, udělejte si malý průzkum.

          Vždy můžete zavolat společnosti a požádat o tyto informace. Dalším efektivním přístupem je vyhledávání informací online přes Facebook nebo LinkedIn. Ať už si vyberete cokoli, vyhněte se těmto otravným e-mailovým pozdravům:

          “Koho se to může týkat. “

          “Vážený pane / paní, . “ .

          Pokud přemýšlíte, který pozdrav použít pro mnoho různých příjemců, použijte ” Ahoj všichni. ” Tento pozdrav je vždy vynikající volbou pro obchodní korespondenci jakéhokoli formátu. Na konci dne chcete udělat pozitivní dojem.

          Nezapomeňte na dvojtečku a čárku

          Při adresování přidejte na konec čárku nebo dvojtečku. Někteří odborníci se domnívají, že čárka je nejlepší volbou pro obchodní korespondenci. Jiní dávají přednost použití dvojtečky. Která možnost je lepší? Vy rozhodnete.

          Konečně,

          Existuje mnoho formálních dopisů různých formátů s různými strukturami a účely. Ale pokud jde o adresu v obchodní korespondenci, všechny vypadají podobně. Se správnými informacemi na obálce a personalizovaným pozdravem jste na cestě k profesionální korespondenci. Stačí použít našeho průvodce a napsat dopis správně.

          Přihlaste se k odběru našeho blogu a získejte týdenní praktické tipy, jak zlepšit své obchodní dovednosti psaní.