Pro právnické osoby je možnost nákupu vlakových jízdenek pomocí bezhotovostních plateb často jedinou možností, jak zorganizovat pracovní cestu. Dnes si povíme, proč tomu tak je a jak OneTwoTrip for Business pomáhá tento problém vyřešit.

Služební cesty a hotovost

V některých případech jim společnosti vysílající zaměstnance na pracovní cesty poskytují hotovostní zálohu. Sami pracovníci z těchto peněz hradí cestovní, ubytování a další výdaje.

Podle současných pravidel je zaměstnavatel povinen platit zálohu na pracovní cestu. Kromě toho by měl zahrnovat nejen náhradu za cestu a ubytování, ale také denní příspěvky za všechny dny cesty.

Výdej hotovosti z pokladny je na první pohled dobrá a vcelku pohodlná varianta, ale v praxi s sebou nese řadu potíží při registraci, které při platbě převodem neexistují. Pojďme si o nich povědět podrobněji.

Zajištění hotovosti a cestování

Poskytování hotovosti zaměstnancům je automaticky vede k odpovědnosti. Po návratu ze služební cesty musí do několika pracovních dnů předložit účetnímu oddělení předem hlášení spolu s doklady potvrzujícími náklady. Pokud nějaké peníze zůstanou neutracené, musí být vráceny.

Všechny tyto výkazy je potřeba kontrolovat – v důsledku toho se zvyšuje množství práce jak pro vyslaného pracovníka, tak pro pracovníky personálního a účetního oddělení. Při nákupu vlakových jízdenek bankovním převodem je vše mnohem jednodušší.

Nákup na webu ruských drah

V posledních letech jsou webové stránky ruských drah pohodlnější, jízdenky si na nich můžete koupit sami. Rozhraní rezervačního systému je však z hlediska pohodlí stále horší než rezervační služby, které lidé využívají k pořádání dovolených a nákupu vstupenek pro právnické osoby.

Zároveň existují některé body v pravidlech pro organizaci obchodní přepravy. Zde je citace z webu Ruských drah o tom, jak by měl být proces strukturován:

3.1. Pro organizaci přepravy UGP (OGD, OGSh, OGV) předloží Organizátor přepravy DOSS přihlášku a jmenný seznam s údaji o dokladech totožnosti ve formě schválené DOSS, v souladu s přílohami č. 1, 2.

3.2. Žádosti o přepravu UGP (OGD, OGSh, OGV) přijímáme po celou dobu rezervace v závislosti na hloubce prodeje stanoveného pro konkrétní vlak, nejpozději však 10 dní před odjezdem vlaku. Žádost podaná méně než 10 dnů před odjezdem vlaku bude přijata, pokud ji bude možné splnit.

Většina společností nemá čas ani zdroje na to, aby na to přišla sama. Někteří z nich se proto obracejí na cestovní kanceláře s žádostí o pomoc při organizaci pracovní cesty s pomocí železnice.

ČTĚTE VÍCE
Jaké je nejbezpečnější diuretikum?

Nákup letenek přes cestovní kanceláře

Interakce s takovými společnostmi však také není tím nejefektivnějším procesem. Zahrnuje to spoustu papírování a také neposkytuje přístup k nejlepším cenovým možnostem na trhu – agentura může ukázat pouze možnosti rezervace, ke kterým má přístup. Pro právnické osoby existují mnohem efektivnější způsoby rezervace jízdenek na vlak.

Pomocí specializovaného rezervačního systému

Web Ruských drah a cestovní kancelář nejsou jedinými způsoby, jak poslat zaměstnance na služební cestu vlakem. Pomocí služby OneTwoTrip For Business si mohou společnosti rezervovat vlakové a letecké jízdenky i hotely bankovním převodem bez zprostředkovatelů a přeplatků.

Připojení a používání služby je zdarma a získáte přístup k tisícům možností rezervace. Co je důležité: všechny operace jsou dokončeny online na pár kliknutí, jízdenky na vlak si můžete koupit i ze svého běžného účtu. Závěrečné dokumenty můžete také nahrát do osobního účtu vašeho systému. S OneTwoTrip For Business je vyslání zaměstnance na služební cestu vlakem velmi snadné!

Zajištění služebních cest a služebních cest lze optimalizovat pomocí online služeb. Vybírají informace o ceně cesty a ubytování, volných místech a termínech – stačí nastavit trasu a filtry. Najít nejlepší nabídky letenek a hotelových pokojů je rychlé a snadné.

Kromě toho služba generuje i reportovací dokumenty potřebné pro pracovní cesty; umožňuje kontrolovat výdaje zaměstnanců. Zkrátka výrazně zjednodušuje život jak manažerům a účetním, tak samotným vyslaným pracovníkům.

Fotografie zdarma | Licence Pixabay

Jak zařídit služební cestu

V § 116 zákoníku práce je pracovní cesta definována takto: jedná se o cestu zaměstnance z podnětu zaměstnavatele na určitou dobu za účelem plnění služebních úkolů mimo jeho trvalé pracoviště.

Podle současných pravidel pro pracovní cesty je nutné pouze vydat příkaz (pokyn) nasměrující zaměstnance na pracovní cestu. Dříve bylo stále nutné vystavit cestovní list a úřední zadání (některé společnosti je však pro své pohodlí vydávají i nadále).

Jízdenky na vlak nebo letadlo jsou součástí objednávky. Výsledky cesty se promítnou do zprávy o provedené práci a do zálohové zprávy (doklad potvrzující vynaložení vydaných prostředků).

Kdo může jet na služební cestu

Na pracovní cestu může být vyslán každý zaměstnanec, který je v pracovním poměru a pracuje na základě pracovní smlouvy. Existují ale výjimky – více o nich níže. Zaměstnanci mohou mít možnost samostatně si vybrat hotelové pokoje a vstupenky online. Aby je pak mohl manažer jednoduše zkontrolovat a schválit. Stráví méně času organizováním služební cesty a neztratí kontrolu nad výdaji na ni.

ČTĚTE VÍCE
Jak čistit bundu z pravé kůže?

Kdo může cestovat s písemným souhlasem

Povinný písemný souhlas a lékařská zpráva podle § 259 zákoníku práce jsou vyžadovány při vyslání žen na pracovní cestu:

  • mít děti do 3 let
  • vychovávat děti do 5 let bez manžela
  • výchova dítěte s postižením (postižené)
  • i ženy nebo muži pečující o nemocného člena rodiny (podle příslušné lékařské zprávy)

Kdo nemůže jet na služební cestu

Podle pracovněprávních předpisů nelze na pracovní cesty vysílat:

  • osoby se zdravotním postižením (pokud existují vhodné zdravotní indikace)
  • těhotná žena
  • pracovníci mladší 18 let
  • zaměstnanci pracující na základě učební smlouvy

Platba služební cesty

Za finanční podporu pracovní cesty odpovídá zaměstnavatel. Podle pracovněprávních předpisů musí zaplatit zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu

  • pasáž
  • ubytování
  • denní příspěvek
  • další výdaje, které zaměstnanci povolí vedoucí

Plánování a organizace služební cesty

Pro zjednodušení práce společnosti při organizování služebních cest můžete využít online služby pro plánování služebních cest. Takové služby nabízejí agentury a dokonce i letecké společnosti. Hlavním rozdílem je pohodlí a úspora.

Rozhraní služby Avisales pro podnikání

Avianiti doporučuje pro podnikání služby svého důvěryhodného partnera Avisales. Je vhodný pro malé i velké společnosti. Flexibilní vyhledávací systém vám pomůže vybrat nejvhodnější let a ubytování z hlediska komfortu a ceny od různých dodavatelů.

Pomocí této služby pro organizování služebních cest můžete rychle najít letenky nebo vlakové jízdenky a hotelové pokoje pro zaměstnance za nejlepší ceny a rychle vyřídit všechny potřebné dokumenty. Společnost za tuto službu nemusí nic platit. Skutečně usnadňuje, zjednodušuje a zlevňuje plánování a provádění služebních cest pro každého.

Mezi jeho výhody:

  • vstupenky a hotelové pokoje jsou nakupovány bez provizí (včetně skrytých) a bez příplatků pro právnické osoby
  • existuje široká svoboda výběru z nejlepších nabídek
  • můžete vyhledávat, porovnávat a ukládat
  • Zákaznická podpora je poskytována okamžitě a 24 hodin denně, 7 dní v týdnu
  • rychle a správně generují ohlašovací podklady pro finanční úřady i pro samotnou společnost

Vše je dobře promyšlené, aby bylo používání služby pohodlné. Služba Aviasales pro podnikání má pohodlné a příjemné rozhraní. Zaměstnanci jakékoli společnosti mohou snadno vytvářet osobní účty, vyhledávat možnosti a předkládat vše vybrané ke schválení svým nadřízeným. Důležité je, aby bylo vše na jednom místě, v rámci jedné služby. Včetně zpráv ze služebních cest. Budou vždy provedeny včas a bez velkého úsilí.

ČTĚTE VÍCE
Jak umístit pohovku do místnosti podle Feng Shui?

Pokyny

Srovnáním cen letenek a vlakových jízdenek můžete optimalizovat své náklady na služební cesty a získat skutečné úspory. Vyhledávání porovnává mnoho možností na základě času a ceny. Kromě toho je možné porovnávat ceny s ohledem na třídu služeb a získat další slevy prostřednictvím skupinových rezervací.

Bydlení

Maximální svoboda výběru je také k dispozici při rezervaci ubytování. Možnosti pro jakýkoli rozpočet jsou pokryty: hotely, penziony, apartmány. Můžete si vybrat ubytování s možností pořádání konferencí a obchodních jednání. Stačí nastavit potřebné filtry: je jich velký výběr a jejich použití je jednoduché a přímočaré.

Dokumenty a platba

Služba služebních cest Aviasales pomáhá nejen s jejich organizací, ale také s přípravou všech ohlašovacích dokumentů. Lze zde také zaplatit letenky a ubytování – jednoduše, rychle a bezpečně. Služba tak snižuje počet papírků na vašem stole a ve vašem životě na minimum.

Platbu lze provést z jedné zálohy. Všechny objednávky lze snadno a pohodlně spravovat na vašem osobním účtu. Historie objednávek bude uložena na jednom místě a pohyb dokumentů bude realizován prostřednictvím elektronické správy dokumentů.

Ovládání

Další důležitou vlastností této služby je, že pomáhá evidovat a kontrolovat jak samotné jízdy, tak výdaje zaměstnanců během nich.

Bez časových a materiálových nákladů může manažer:

  • spravovat rezervace
  • mít všechny své objednávky vždy po ruce
  • traťové výlety a v případě potřeby na nich neprodleně provést potřebné úpravy
  • kontrolovat výdaje

Historii odpisů a zápočtů (jak pro společnost, tak pro každého konkrétního zaměstnance) lze získat kdykoli: je uložena na vašem osobním účtu.

Registrace

Služba organizace obchodních cest Avisales je zcela zdarma: vyžaduje provize za registraci od přepravních společností, agentur a hoteliérů. Právnické osobě – uživateli služby – se žádná provize nebere a ceny pro právnické osoby jsou stejné jako pro fyzické osoby.