Jak správně dělat time management?

Když máte na práci celou horu věcí, chcete, aby den měl 48 hodin. Existuje ale realističtější způsob, jak se vypořádat s úkoly – time management.

Nejčastěji problém spočívá v neschopnosti správně rozdělit úkoly a řídit svůj čas. Time management je celá věda, která vám pomůže se s tímto problémem vyrovnat.

Metody řízení času jsou navrženy tak, aby optimalizovaly a pohodlně organizovaly váš čas. Existuje mnoho různých technik, kterým se budeme věnovat v tomto článku. A můžete si vybrat ten nejvhodnější pro sebe.

Základní principy time managementu

Všechny metody řízení času jsou postaveny na třech základních principech:

1. Stanovení priorit. Nejprve určíme, jak naléhavý je úkol a zda existují jiné, důležitější záležitosti.

2. Plánování. Musíte si udělat miniplán: kdy začnete úkol plnit a jak dlouho by to přibližně mělo trvat.

3. Strukturování. Určete si sami kritéria, podle kterých budete hodnotit míru připravenosti úkolu a dosažené výsledky.

Nyní, když jsme pochopili základy, můžeme začít zopakovat samotné techniky.

7 Techniky řízení času

1. “Snězte žábu!”

Tak se nazývá metoda Briana Tracyho, kanadsko-amerického řečníka a obchodního kouče. Samozřejmě, že nebudete muset jíst živé žáby. Jejich místo zaujmou ty nejtěžší úkoly, protože jejich provádění je stejně nepříjemné jako pojídání těchto ubohých obojživelníků (zde budou Francouzi argumentovat).

Jde o to, udělat všechny nejtěžší věci v první polovině dne, kdy máte ještě spoustu energie. Celý den si nezkazíte náladu myšlenkou na nepříjemný úkol a euforie z toho, že to nejtěžší máte za sebou, vám dá sílu řešit menší a jednodušší věci.

2. Rozdělení velkého úkolu

Této metodě se také říká „jíst slona kousek po kousku“ (co se dá dělat: v time managementu chce každý někoho sníst). Cílem je vzít jeden velký úkol a rozdělit ho na mnoho malých. S jakýmkoli úkolem se dokážete vypořádat „po částech“, už se vám to nezdá ohromující.

Vaším cílem je například stát se špičkovým specialistou ve svém oboru. K tomu musíte zlepšit své dovednosti, sbírat portfolio a úspěšné případy, účastnit se různých odborných kurzů. soutěže a fóra. Pro splnění těchto úkolů budete muset absolvovat další školení, zlepšit svůj životopis, najít zákazníky atd. – cíl je tedy rozdělen na pohodlné „kousky“. Pro někoho budou větší, pro jiného menší – řiďte se svými pocity.

3. Eisenhowerova matice

Jedná se o jednoduché, ale fungující schéma, které rozděluje úkoly na naléhavé a důležité. Matice se skládá ze čtyř čtverců: získáme je křížením os „důležité – nedůležité“ (osa X) a „naléhavé – není naléhavé“ (osa Y).

Použití matice je velmi snadné: stačí rozdělit své úkoly do jejích kvadrantů.

• První kvadrant je „důležitý a naléhavý“. Jsou to úkoly, které je potřeba splnit co nejrychleji a nejdou odložit.
• Druhý kvadrant je „důležitý, ale ne naléhavý“. To zahrnuje důležité úkoly, jejichž dokončení vyžaduje hodně času. Pokud například potřebujete udělat velký seriózní projekt, bude umístěn právě ve druhém kvadrantu.
• Třetí kvadrant je „naléhavý, ale ne důležitý“. Obvykle se jedná o každodenní úkoly (včetně domácích úkolů), které je třeba splnit, ale nejsou příliš důležité. Nejčastěji se jedná o takové věci, které lze na někoho delegovat.
• Čtvrtý kvadrant „není naléhavý a nedůležitý“. Takové úkoly mohou být z plánu zcela odstraněny, zvláště pokud máte spoustu věcí na práci v prvním a druhém kvadrantu. Ale někdy je lze udělat – pokud přinášejí potěšení. Zajděte si například na film, na který jste dlouho čekali, nebo navštivte nový bar.

4. Time management podle chronotypu

O této metodě hovořil kandidát lékařských věd a klinický psycholog Michael Breus. Rozdělil lidi do 4 chronotypů, na základě kterých by si měl každý individuálně naplánovat svůj pracovní rytmus.

• “Medvědi”. Vstávají v 7-11 hodin, maximální produktivita je od 11 do 18 hodin a spát chodí nejpozději ve 23 hodin.
• “Lvi”. Sami se probouzejí velmi brzy – od 5:30 do 10 hodin, produktivní jsou od 10 do 17 hodin a spát chodí až do 22:30.
• “Vlci” To jsou ty „sovy“, na které jsme zvyklí – těžko se probouzejí, ale je potřeba zkusit vstát alespoň před 12:00, efektivně fungují do 20:00 a spát chodí v 00:1- 00:XNUMX.
• “delfíni”. Tito lidé mají spíše neklidný spánkový režim. I když vstanou od 6-10 ráno, mohou snadno znovu usnout. Aby mohli klidně usnout před 00:00, musí se vyhnout rozptylování gadgety a odložit je 2 hodiny před spaním. Nejproduktivnější hodiny jsou od 10 do 18 hodin.

5. Technika Pomodoro nebo „Metoda Pomodoro“

Jedná se o metodu záznamu času, kterou vyvinul Francesco Cirillo. Jeho podstatou je, že část času pracujete a část času odpočíváte. Musí se jednat o jasně omezené intervaly.

V případě Pomodora je doba jednoho „pomodora“ 30 minut, z toho 25 pracujete a 5 odpočíváte. Potřebujete dokončit 4 takové cykly práce a odpočinku, abyste si udělali velkou 30minutovou přestávku.

Mimochodem, metoda se nazývala „Pomodoro“ na počest kuchyňského časovače rajčat (jeho celý cyklus trval půl hodiny).

6. Jeden úkol po druhém

V roce 2009 provedli vědci ze Stanfordské univerzity experiment, ve kterém zjistili, že pokud člověk současně plní několik intelektuálních úkolů, například vymýšlí scénář a vytváří obsahový plán, hůře se soustředí, myslí a pamatuje.

Mnohem efektivnější je vyčlenit si jeden úkol v jednom časovém úseku a soustředit se pouze na něj. Výjimkou je kombinace fyzické a duševní aktivity. Když například běháte v posilovně na dráze a vymýšlíte témata na konferenci, jedno nebude rušit druhé.

Pro Kanban budete potřebovat tabulku se třemi sloupci: „udělat“, „Probíhá“ a „Hotovo“. Pokud vaše úkoly vyžadují více kroků, můžete vytvořit více sloupců.

Zpočátku jsou všechny úkoly v kategorii „je třeba udělat“, poté jsou převedeny do „probíhá“ a v konečné fázi – do „hotovo“. Díky této metodě pro vás bude snazší sledovat své úkoly, vizualizovat je a vypočítat svou sílu.

Aplikace pro správu času

Sestavili jsme krátký seznam aplikací, které vám pomohou otestovat metody, které jsme probrali, ve vhodném formátu.

• Trello je bezplatná nástěnka Kanban pro týmovou práci a osobní použití.
• Focus To-Do je časovač a správce úloh Pomodoro.
• Todoist je plánovač pro různé metody plánování (lze upravit pro matici Eisenhower).
• Notion je databáze pro ukládání a organizaci všeho.
• Forest je časovač pro váš telefon: zatímco se svého smartphonu nedotýkáte, na jeho obrazovce roste krásný strom. Pokud svůj telefon odemknete předem, strom zemře.

Vyzkoušejte všechny metody a zjistěte, která z nich je pro vás nejúčinnější. Můžete nám také říci o dalších metodách, které jsme v článku nezmínili (vezměme je v úvahu).

Přihlaste se k odběru našeho telegramového kanálu „Digital Squad“. Každý den tam zveřejňujeme všechny důležité aktualizace, novinky a články týkající se SMM, reklamy, digitálu a dalších.

Pokud jste neustále zavaleni prací a domácími pracemi, možná budete muset přehodnotit svůj přístup k plánování. Time management je celá věda. Řekneme vám, jak funguje time management a jak řídit svůj čas

Co je time management

Ekonom Peter Drucker napsal, že management bude stále více expandovat mimo obchodní podniky, kde se objevil ve snaze organizovat výrobu věcí. Time management jsou techniky a metody pro řízení času. To je sebeorganizace a sebeřízení. Time management pomáhá osobě nebo společnosti plánovat čas a šetřit zdroje. Pokud jste například zavaleni prací a nevíte, co řešit jako první, měli byste si dát přednost. Eisenhowerova matice vám pomůže zjistit, které úkoly jsou naléhavé a důležité a které jen ruší. Nezapomeňte na slavné „Paretovo pravidlo“, podle kterého pouze 20 % úsilí přináší 80 % výsledků a naopak. Čím více věcí plánujeme udělat, tím lepší bude kvalita naší práce a života obecně. A v souvislosti s digitální transformací a zrychlujícími se změnami pomáhá jasné řízení času udržet zaměření na cíle, udržet se v kurzu a nakonec se vyhnout tomu, abyste se stali „sestřeleným pilotem“ na trhu práce.

Principy time managementu

1. Stanovení priorit. Chcete-li úkol dokončit, musíte určit, jak je naléhavý, složitý a důležitý, a teprve poté jej začít plnit.
2. Plánování. Chcete-li dokončit úkol, musíte zjistit, kdy by měl být proveden a jak dlouho to bude trvat.
3. Strukturování. Chcete-li dokončit úkol, musíte pochopit, jak sledovat jeho průběh a výsledky.

Většina technik time managementu se spoléhá na strukturování a stanovení priorit a jen malá část je komplexní kombinací všech tří principů. Podíváme se na 15 nejlepších metod řízení času: od jednoduchých technik po komplexní systémy řízení.

Nejlepší techniky řízení času

1. Příprava večer

Večerní příprava je vhodná pro ty, kteří mají potíže s časným ranním vstáváním – rada psychologa Nicka Wignalla [1]. Zapište si pracovní a osobní úkoly na zítřek na konci pracovního dne. Předem tak pochopíte svou pracovní náplň a rozdělíte úkoly bez ranního shonu. Pokud pracujete mimo domov, můžete si s sebou večer připravit plán úkolů, pracovní oblečení nebo oběd.

Plán úkolů na zítřek lze sestavit v poznámkovém bloku na papíře nebo v aplikaci

2. Nejméně N minut

Metoda pomáhá vyrovnat se s prokrastinací – odkládáním úkolů „na později“, i když jde o důležité nebo naléhavé záležitosti. Pokud nechcete nic dělat, zkuste začít s alespoň pár minutami na úkol: pět nebo deset. Podle Julie Müllerové, profesorky na univerzitě v Lipsku, to člověku dává právo změnit názor a zvyšuje pocit kontroly nad situací. Přestává si myslet, že je nucen dělat něco, co absolutně nechce [2], takže další práce jde snadněji.

3. Termíny

Stanovte si jasné termíny dokončení své práce. Jasné termíny vás povzbudí k rychlejší práci a pomohou vám vyrovnat se s prokrastinací. Výzkumníci z Massachusettského technologického institutu zjistili, že dokonce i samočinně nastavené termíny pomáhají dát věci do pohybu [3]. Navíc takové termíny fungují hůře než externí termíny stanovené manažerem nebo soutěžní komisí. V osobních záležitostech může být externím nadřízeným přítel, kolega nebo příbuzný.

4. Jíst „žábu“

Obchodní kouč Brian Tracy navrhuje sníst každé ráno žábu [4] – nejprve udělat ten nejtěžší a nepříjemný úkol. Ráno je váš mozek méně zatížen informacemi, takže se snáze vypořádáte s náročnými úkoly. Po takovém úkolu se všem ostatním budou zdát triviální a ještě jim zbydou síly.

5. Drobné úkoly

To je úplný opak předchozí metody. Dělejte nejprve malé úkoly – 1-2 minuty – pokud možno ve stejnou chvíli. Například kontrolovat poštu a vybavení, odesílat požadavky nebo rozdělovat úkoly. Toto pravidlo je převzato z metody Getting Things Done (GTD) obchodního kouče Davida Allena [5].

6. Automatické ostření

Metoda „autofocus“ je vhodná pro lidi, kteří často pracují na úkolech bez termínu. Dva předchozí principy zavazují člověka k tomu, aby si zvolil příčinu, a tento smysl pro povinnost způsobuje odmítnutí. Autor metody Mark Forster se domnívá [6], že byste si měli nejprve všechny úkoly zapsat do jednoho seznamu a ten pak pomalu číst, dokud se nebudete chtít zastavit u jednoho úkolu. Na velikosti úkolu nezáleží, důležitější je chuť to udělat právě teď. Pokud se vám dnes podaří úkol splnit, odškrtněte jej. Pokud to nefungovalo, přesuňte jej na konec seznamu a přečtěte si jej znovu.

7. Udělej to zítra

Autor knihy “Do It Tomorrow” [7] Mark Forster doporučuje nepřebírat naléhavé úkoly hned, ale odkládat je na zítřek. Chcete-li to provést, musíte mít uzavřené seznamy úkolů. Do uzavřeného seznamu není možné přidat nový úkol, ale můžete jej přidat do seznamu na další den. Tento přístup vám pomůže soustředit se na aktuální dění a dělat pouze svou práci.

Forster rozlišuje mezi „svou skutečnou prací“ a „zaneprázdněností“. Skutečná práce vám pomůže pokročit ve vašem podnikání nebo profesi. Zde plně uplatníte své dovednosti a znalosti. Často vystupujte ze své komfortní zóny – udělejte něco, co jste ještě nedělali. Práce je to opravdu těžká, taková práce může způsobit malý odpor.

Zaneprázdněnost nastává, když skutečnou práci odkládáte kvůli malým úkolům. Aktivita není totéž co akce. Pokud se v práci cítíte přetíženi, ale nezdá se vám to obtížné, je s největší pravděpodobností zaneprázdněná. Skutečná práce může být obtížná, ale nepřipadáte si s ní jako „veverka v kole“.

8. Rozdělení velkého úkolu

Této technice se také říká pojídání salámu nebo pojídání slona kousek po kousku. Globální úkol může být svým rozsahem skličující. Chcete-li začít, měli byste rozdělit velký úkol na malé etapy a rozložit jej. Například „spuštění nového projektu“ zní hlasitě a těžce zodpovědně. Ale když se v něm objeví konkrétní kroky, je to snazší: „zahájit průzkum publika“ → „promluvte si se Sašou o bodech analýzy“ → „prostudujte si výsledky“ → „připravte rozvržení na základě výsledků výzkumu“. Úkol se stává konkrétnějším a již nevypadá jako nesplnitelná mise.

9. Jeden úkol po druhém

V intelektuální práci multitasking nefunguje. V roce 2009 provedli výzkumníci ze Stanfordské univerzity experiment [8]. Zjistili, že když člověk dělá několik intelektuálních úkolů současně, například čte a telefonuje, hůře si pamatuje obsah rozhovoru i to, co četl. Zároveň nedokáže určit, které informace byly důležité a které mohly být vynechány. Pokud člověk pracuje vždy jen na jedné věci, lépe se s úkolem vyrovná a dobře si pamatuje informace.

10. Metody s pevným časem

To zahrnuje metody časovače. Když si zvyknete pracovat na časovači, pomůže vám to porozumět hodnotě vašeho času, budete produktivnější, naučíte se zvládat očekávání, vybudovat si vůli a předejít syndromu vyhoření.

Technika Pomodoro. Pomodoro metoda je 25minutový systém od Francesca Cirilla. „Pomodoro“ je 30minutový časový úsek – 25 minut na práci a pět minut na odpočinek. Pracujete 25 minut, dáte si pětiminutovou pauzu a pak se vrátíte do práce. Každé čtyři opakování – přestávka 30 minut.

Mimochodem, časovač se nazývá „rajče“, protože Francesco Cirillo zpočátku používal malou kuchyňskou minutku ve tvaru rajčete.

Nejčastěji vypadá časovač Pomodoro takto (Foto: bakunin.com)

Metoda „90 x 30“ Tony Schwartz [9] a metoda “52 až 17”., které se objevily jako výsledek studie služby The Muse [10], jsou postaveny na podobném principu. První hodnota je čas v minutách, který je potřeba vyčlenit na práci, druhá je čas na přestávku.

Dá se říci, že se jedná o úpravu termínů, které však striktně omezují čas na samotnou práci. Hojnost krátkých přestávek pomáhá „vybít mozek“, změnit činnosti a rozptýlit se.

Pokud si chcete metody vyzkoušet v praxi, pamatujte, že nejen pracovní doba je stejně důležitá, ale i doba odpočinku. Aby techniky fungovaly, je důležité si odpočinout a vrátit se k úkolu ve stanovený čas.

11. Princip devíti případů

Tato metoda je založena na hierarchii úkolů. Podle principu musíte během dne „ukončit“ jeden velký úkol, tři menší úkoly a pět malých. Vhodné jsou věci jako příprava na schůzku s budoucími klienty, ale i jednodušší úkony, jako je nákup krmiva pro domácího mazlíčka. Domácí práce tak nezmizí z dohledu a započítávají se do výpočtu vlastního úvazku.

Obměnou této metody je “princip tří věcí” Chris Bailey [11]. Tato metoda pomůže těm, kteří snadno uvíznou v rutině a nevěnují dostatečnou pozornost svým dlouhodobým cílům. Podle Baileyho musíte denně splnit tři věci, které vás přiblíží k dosažení vašeho celkového cíle. Dělejte si například hodinu denně gramatická cvičení v angličtině nebo si vytvořte žádost o stipendium, pokud je vaším globálním cílem studium v ​​zahraničí.

12. Kanban

Kanban je metoda organizace práce, aby se pracovní zátěž rozložila mezi lidi a práce byla hotová včas. Metoda vám pomůže vidět zvyšující se tempo práce a na nic nezapomenout. Kanban je spolu se Scrumem jednou z klíčových metod systému Agile managementu, kterou je také nutné implementovat moudře, aby nedocházelo k opačnému výsledku.

Klasický Kanban je tabulka se třemi sloupci: „To Do“, „In Progress“ a „Hotovo“. Sloupců ale může být více, například podle počtu fází vašeho projektu nebo výroby a jejich názvy se mohou také měnit podle uvážení firmy.

Standardně se všechny případy zapisují do prvního sloupce na samostatný řádek nebo na samostatnou nálepku či kartu. Poté jsou přetahováni z jednoho do druhého, dokud neskončí v posledním sloupci. Tato funkce drag-and-drop usnadňuje sledování pokroku jednotlivce i celého týmu.

13. Načasování

Ekonom a autor knih o time managementu Gleb Arkhangelsky věří, že plánování je založeno na pochopení toho, kde se čas tráví efektivně a kde ne tolik. Archangelsky navrhuje plánování ve třech fázích.

• Spáchat. Po dobu několika týdnů, jednou za jednu nebo dvě hodiny, zaznamenávejte dokončené úkoly a čas, který trvalo jejich dokončení. Můžete přeskočit věci na dvě nebo tři minuty. Účelem této fáze je fixace, vnější pozorování sebe sama.
• Najděte to, co je důležité. Po těchto týdnech si do stejného sešitu poznamenejte, kdy byl čas dobře strávený, kdy bylo možné úkol provést rychleji a kdy byl čas ztracen.
• Plánovat. Upravte svůj rozvrh a pracovní proces na základě vašich statistik.

14. Eisenhowerova matice

Systém řízení podniku a stanovování priorit, který vynalezl 34. americký prezident Dwight Eisenhower v polovině XNUMX. století. Všechny současné a budoucí záležitosti jsou rozděleny do čtyř kategorií matice v závislosti na jejich naléhavosti a důležitosti. Matrice je obtížné neustále používat, ale můžete se k ní pravidelně vracet, pokud jste zavaleni prací a domácími pracemi. Zde je návod, jak jej používat.

• Je důležité a naléhavé to udělat. Jedná se o úkoly s termíny. Například dokončení projektu pro klienta, odeslání návrhu článku, zodpovězení důležitých e-mailů, vyzvednutí dětí ze školy. Pokud se tak nestane, je to plné nepříjemných následků.
• Důležité a neurgentní – plán. To jsou věci bez termínu, které jsou nezbytné pro váš růst. Například jít do posilovny, studovat cizí jazyk, jít na networking. Takové věci je třeba naplánovat předem, abyste neprohráli.
• Nedůležité a naléhavé – delegát. Rutina, která nevyžaduje specifické dovednosti. Například publikujte na blogu, uvařte jídlo, pošlete newsletter kolegům, dejte prádlo do prádla. Tyto úkoly by měly být pečlivě a přiměřeně delegovány na své zaměstnance nebo kolegy, abyste získali čas na důležité a naléhavé záležitosti.
• Nedůležité a neurgentní – smazat. Jsou to činnosti, které neprospívají vaší práci a nepomáhají vám dosáhnout vašich cílů. Například procházení kanálů sociálních sítí, hraní videoher, sledování televize. Takové věci zaberou spoustu času, takže je třeba je kontrolovat nebo úplně opustit.

15. Time management podle chronotypu

Metoda je vhodná pro ty, kteří si chtějí vytvořit ideální denní režim. Michael Breus, PhD, a klinický psycholog, věří [12], že existují čtyři chronotypy. Každý z nich má svůj vlastní ideální čas na probuzení, maximální produktivitu a spánkové vzorce:

• “Medvědi”. Cítí se pohodlně vstávat od 7 do 11 hodin, nejvyšší produktivita nastává mezi 11. a 18. hodinou a jdou spát nejpozději ve 23 hodin.
• “Lvi”. Bez budíku mohou vstávat od 5:30 do 10 hodin, nejproduktivnější jsou od 10 do 17, do důchodu je pro ně lepší odejít před 22:30.
• “Vlci” Velmi těžce ráno vstávají, jejich čas je od 7:30 do 12 hodin, efektivně pracují do 20 hodin a klidně jdou spát v 00:00.
• “delfíni”. Lidé s neklidným spánkem, takže i když vstanou mezi 6 a 10, mohou snadno znovu usnout. Aby mohli do půlnoci usnout, musí dvě hodiny před spaním odstranit jakékoli obrazovky. Jejich vrcholná aktivita je od 10 do 18 hodin.

Breus věří, že pokud přizpůsobíte svůj osobní a pracovní rozvrh vlastním biorytmům, kvalita vašeho života se výrazně zlepší. Můžete si také přečíst rady Germana Grefa, Pavla Durova a dalších lídrů byznysu, jak a kdy je lepší pracovat a odpočívat.

Aplikace pro správu času

Tyto aplikace se vám budou hodit ke správě vašich úkolů. Jsou vhodné pro většinu metod řízení času na našem seznamu.

• Focus To-Do je Pomodoro časovač a správce úloh zároveň.
• Trello je Kanban deska pro osobní a týmovou práci.
• Forest je časovač pro váš telefon: zatímco se svého smartphonu nedotýkáte, na jeho obrazovce roste strom. Pokud jej odemknete ve špatný čas, strom zemře.
• Notion je databáze pro ukládání a organizaci téměř všech příchozích informací.
• Todoist je plánovač, který lze přizpůsobit pro různé metody plánování, včetně Eisenhowerovy matice.
• SingularityApp je správce úloh, který dokáže převádět e-maily na úkoly.

Knihy o time managementu

Tyto knihy doplňují článek a odhalí techniky podrobněji.

• Theo Compernolle, osvoboďte svůj mozek: Co dělat, když je toho na práci příliš mnoho.
• David Anderson, Kanban. Alternativní cesta k Agile.”
• Maxim Dorofeev, „Jediské techniky“.
• Marc Forster, Udělej to zítra.
• Michael Breus, Vždy včas.

Přečtěte si také na RBC Trends:

• 15 Life hacks – pro práci, podnikání a každodenní úkoly
• Technika Pomodoro: Jak řídit čas
• 25 nejlepších knih o time managementu